Sistem digital dalam era teknologi saat ini sangat penting untuk diterapkan di berbagai sektor, dari desa sampai kota. Saat ini segala hal sudah dapat diatasi secara komputerisasi apalagi sekarang sudah didukung dengan teknologi mobile. Bahkan banyak bisnis saat ini semakin dimudahkan dengan aplikasi android di smartphone. Sistem Digital dalam penerapannya mendukung terwujudnya Paperless Office yang merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi baik kantor maupun suatu instansi untuk menggunakan kertas seminimal mungkin dan mendigitalisasi laporan dengan teknologi yang tersedia.
Misalnya dalam sistem bisnis saat ini, ada banyak sekali laporan yang harus diurus setiap harinya dan apabila tidak terstruktur dengan baik dalam penyimpanan maupun dokumentasinya maka akan timbul banyak hal yang dapat menghambat pekerjaan dalam bisnis Anda. Sistem Paperless Office mempermudah kepengurusan laporan serta mempercepat proses pembuatan laporan tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Berikut beberapa keuntungan menerapkan Paperless Office :
1. Efisiensi Penyimpanan
Laporan yang telah digitalisasi tentunya hanya akan membutuhkan sangat sedikit space dibanding dengan laporan fisik yang masih menggunakan kertas. Laporan yang berbentuk digital dapat disimpan dalam hard drive dimana 1 hard drive dapat memuat ribuan atau bahkan ratusan ribu dokumen. Selain itu dokumen yang disimpan dalam bentuk digital lebih mudah dan lebih cepat dicari apabila dikelola dengan baik dan benar.
2. Mempercepat proses kerja
Laporan dapat dibuat lebih cepat dengan sistem digital. Kumpulan laporan dapat dicari dengan mudah dan cepat. Laporan yang memerlukan lampiran hanya perlu menyalin dari yang tersedia. Bahkan dengan menggunakan smartphone Anda dapat melihat laporan secara realtime baik dengan aplikasi android maupun website. Laporan yang dicari juga tidak khawatir hilang atau cacat sehingga membuat laporan menjadi lebih nyaman dan mudah.
3. Otomatisasi sistem
Pada umumnya setiap laporan memiliki format penulisan yang berbeda-beda tergantung dari tujuan laporan itu dibuat. Dalam sistem yang konvensional, apabila kita ingin menulis laporan dengan format tertentu, maka kita harus mencari contoh laporan kemudian menulis ulang format penulisannya. Dengan sistem Paperless Office, maka kita dengan dapat menulis laporan dengan format tertentu dengan mudah. Hanya perlu mencari template laporan yang digunakan lalu kita ubah isinya sesuai dengan tujuan.
4. Mengoptimalkan kerja organisasi
Sistem administrasi yang dikerjakan oleh beberapa orang tentunya memerlukan koordinasi dalam bekerja. Apabila salah satu miss-comuniation maka pekerjaan bisa jadi berantakan. Terkadang ada juga suatu pekerjaan yang harus dikerjakan secara bersamaan, seperti dalam membuat laporan yang harus dikerjakan lebih dari empat orang. Dengan sistem laporan digital, semua anggota dapat melakukan pekerjaannya masing-masing dan dapat mengintegrasikan pekerjaan antara anggota satu dengan anggota yang lain dengan mudah tanpa harus tatap muka sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan optimal.
5. Meningkatkan kualitas layanan
Kinerja yang optimal serta pengerjaan yang cepat, pelayanan yang diberikan pun akan meningkat pula. Kepengurusan dalam pembuatan laporan menjadi lebih mudah tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Kebutuhan masyarakat dalam hal laporan administrasi menjadi lebih mudah dan cepat. Dalam sebuah kota misalnya, jika kita ingin ijin untuk mengadakan sebuah acara, maka kita hanya perlu meminta format laporan lalu mengisi sesuai informasi tentang adanya acara kemudian diserahkan kepada kepolisian, RT, RW, Kepala Desa, dan sebagainya yang berkepentingan. Pada dasarnya Paperless Office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.
Jika Anda membutuhkan sistem digital yang terintegrasi kami Techarea siap membantu bisnis Anda dengan teknologi yang mutakhir.