Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)?

Apa Itu HRIS (Human Resources Information System) 1

Sumber daya manusia adalah aset terbesar bagi perusahaan. Bisnis akan berjalan dengan baik jika pengelolaan sumber daya manusia telah ditangani secara optimal.

Pengelolaan SDM dalam perusahaan tidak hanya memberi motivasi dan mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan serta memberi hak karyawan. Bahkan ada banyak hal yang perlu di kelola seperti penerimaan karyawan, kesehatan, kehadiran dan cuti, pembayaran pajak, serta evaluasi kinerja karyawan.

Hal inilah yang melahirkan HRIS (Human Resources Information System).  Tujuan utama HRIS adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.

Apa itu HRIS?

Apa Itu HRIS (Human Resources Information System) 2
Apa itu HRIS?

Sebelum anda memahami apa itu HRIS, anda mesti tau dulu HRM karena keduanya memiliki hubungan yang erat. HRM atau Human Resource Management adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan. Praktik ini merupakan bagian departemen SDM, guna mencapai target bisnis perusahaan.

Human Resource Information System atau disingkat menjadi HRIS adalah sistem informasi atau aplikasi berbasis online untuk data entry, mencari data pribadi karyawan, penggajian, pembayaran pajak, recruitmen karyawan, kehadiran dan cuti dan hal-hal yang berkaitan langsung dengan karyawan.

Penggunaan HRIS ini sangat membantu anda untuk mengelolaan karyawan. Karena anda bisa melihat, melacak semua data pribadi karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran dll. Pihak departemen HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi yang bisa dilihat oleh karyawan dan mana yang boleh diakses oleh manajemen.

HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Baca juga: Human Resources and General Affair Information System

Manfaat HRIS Bagi Perusahaan

Penerapan HRIS ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan sebagai solusi terbaik bagi perusahaan. Ada banyak manfaat yang diberikan perangkat lunak HRD ini, diantaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Pentingnya sebuah data karena bersifat personal hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Adanya fitur pembatasan akses ini sangat membantu untuk meminimalisir pencurian data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

2. Memudahkan Pendistribusian Gaji

Sistem HRM ini memudahkan penggajian lebih cepat di proses. Human error yang sering menjadi penyebab kesalahan penghitungan gaji menjadi dapat diminimalkan, sebab sistem hanya menghitunh sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).

3. Memonitor Kinerja Karyawan

Sistem HRM ini memudahkan untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Hal ini tentu saja menjadi salah satu indikator proses untuk mengevaluasi karyawan lebih cepat.

4. Menghemat Biaya Operasional HRD

Software HRIS meringankan biaya operasional HRD dengan mengurangi penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum.

Modul atau Komponen yang Terdapat dalam HRIS

Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:

  1. Manajemen Penggajian
  2. Manajemen Rekrutmen
  3. Manajemen Waktu & Kehadiran
  4. Manajemen Penilaian
  5. Manajemen Keuangan
  6. Manajemen Pajak
  7. Laporan Analitik

Kesimpulan

HRIS atau HRM software adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Tanpa bantuan perangkat lunak ini, kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak yang disebabkan oleh human error akan sering terjadi dan manajemen akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk mengelola tenaga kerja.

Untuk informasi lebih lengkap mengenai HRIS, silakan hubungi kami disini

Anda juga bisa mencoba sistem kami

website http://hrgais.techarea.co.id

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.