Email bisnis merupakan alat komunikasi penting dalam membangun bisnis. Memiliki email dengan domain sendiri akan meningkatkan profesionalitas Anda dan memberikan kontribusi positif terhadap branding serta reputasi perusahaan Anda.
Meskipun Anda dapat menggunakan layanan email gratis seperti Gmail, penggunaan email gratis semacam Gmail dapat merugikan citra profesional bisnis Anda. Oleh karena itu, sangat penting untuk menggunakan email dengan domain sendiri.
Untuk memahami konsep email dengan domain kustom dan langkah-langkah pembuatannya, silakan baca artikel ini hingga selesai.
Yang Akan Anda Pelajari
Mengapa Harus Menggunakan Email dengan Domain Sendiri
Buat Anda yang mungkin baru pertama kali mendengar email domain, email domain merupakan alamat email bisnis yang diakhiri dengan nama domain perusahaan, instansi maupun bisnis.
Sebagi contoh Techarea Indonesia menggunakan nama domain techarea.co.id, agar email bisnis kami lebih profesional, maka kami tidak menggunakan @gmail.com melain melainkan menggunakan @techarea.co.id.
Tidak hanya satu email saja, Anda bisa membuat beberapa email domain yang nantinya bisa Anda pisahkan sesuai dengan fungsinya. Misalnya [email protected] yang merupakan email untuk layanan pelanggan, [email protected] yang digunakan untuk menerima lamaran kerja dan lain sebagainya.
Dengan begitu Anda dan tim di perusahaan Anda bisa lebih mudah untuk mengecek email yang masuk tanpa harus menyortir satu per satu lagi. Beberapa manfaat lain yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan email domain sendiri di antaranya :
- Membentuk reputasi
- Membangun branding
- Menjaga keamanan data
- Email mudah diingat
Jika sekarang bisnis Anda masih menggunakan Gmail sebagai email bisnis, mungkin sudah saatnya Anda mencoba membuat email domain sendiri agar terlihat lebih profesional.
Yang Anda Perlukan untuk Membuat Email Domain Sendiri
Sebelum membuat email domain sendiri, ada beberapa hal yang perlu Anda siapkan.
Domain Aktif
Hal pertama yang harus Anda miliki adalah domain yang masih aktif. Contoh domain tersebut misalnya bisnisanda.com, perusahaan.co.id dan sejenisnya.
Nama domain tersebut nantinya juga bisa Anda gunakan untuk membuat website perusahaan atau bisnis Anda.
Tentukan terlebih dahulu nama domain Anda kemudian coba daftarkan, jika nama tersebut tidak tersedia artinya Anda harus mencari nama domain lainnya yang belum digunakan orang lain.
Seperti yang sudah kita bahas di awal, nama domain inilah yang nantinya akan menjadi akhiran email bisnis Anda, misalnya [email protected].
Akses ke DNS
Berikutnya Anda memerlukan akses ke DNS (Domain Name System) untuk membuat email domain sendiri.
Akses DNS bisa Anda dapatkan setelah Anda mendaftarkan nama domain Anda. Akses ke DNS diperlukan untuk melakukan verifikasi kepemilikan domain dan mapping DNS.
No. Ponsel Aktif
Keamanan akses dan data menjadi isu penting yang penting Anda perhatikan dalam bisnis Anda. Maka dari itu Anda perlu menyiapkan nomor aktif ketika membuat email domain sendiri.
Fungsi dari nomor ponsel yang aktif adalah sebagai autentifikasi dua faktor yang perlu Anda tambahkan untuk akses email tersebut. Sehingga email dan data yang Anda miliki di dalamnya menjadi lebih aman.
Zoho Mail: Layanan Penyedia Email yang Mendukung Email Domain Sendiri
Zoho Mail adalah layanan Software as a Service dari Zoho, perusahaan software yang fokus mengembangkan aplikasi untuk perusahaan kecil dan menengah.
Zoho Mail menawarkan berbagai kelebihan bagi para penggunanya.
Beberapa di antaranya seperti keamanan dan privasi data yang tinggi, panel kontrol yang lengkap dan masih banyak lagi.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan email bisnis Anda melalui perangkat seluler, sehingga memudahkan Anda untuk mengakses email di manapun dan kapanpun Anda berada.
Plus:
- Bisa mengaktifkan hosting email dengan cepat
- Bisa melayani beberapa domain sekaligus
- Tersedia control panel bagi admin
- Tersedia fitur pemblokiran
- Interface sederhana
Minus:
- Tidak bisa melakukan impor kontak dari akun sosial media pengguna
- Kapasitas penyimpanan terbatas
Cara Setup Email Domain Sendiri Menggunakan Zoho Mail
Cara membuat email domain sendiri menggunakan Zoho mail tidak membutuhkan waktu yang lama jika Anda sudah memiliki domain sendiri. Anda bisa mengikuti langkah-langkah yang kita bahas berikut ini.
Namun sebelum itu, perlu Anda ketahui bahwa Zoho mail menyediakan dua pilihan akun yang bisa Anda gunakan yaitu akun bisnis dan akun personal.
Software yang satu ini juga memiliki beberapa penawaran dengan fitur dan fasilitas yang berbeda-beda. Salah satunya adalah kapasitas penyimpanan yang diberikan.
Versi gratis Zoho mail memberikan Anda kapasitas penyimpanan sebesar 5GB dan bisa diakses hingga 5 pengguna. Jika itu cukup bagi Anda, maka tidak ada salahnya jika di awal Anda menggunakan versi gratis.
Berikut adalah langkah untuk membuat email domain sendiri di Zoho mail.
1. Buat Akun Zoho
Pertama-tama silakan daftar akun Zoho. Di halaman ini tersedia beberapa penawaran yang bisa Anda pilih. Namun, Anda bisa memulai dari versi gratis.
Caranya lihat di bagian bawah halaman dan pilih Paket Gratis Selamanya. Setelah itu klik Daftar Sekarang.
Kemudian Anda bisa mengisi beberapa data yang diperlukan seperti nama, alamat email dan juga password baru. Jangan lupa klik centang di kotak persetujuan dan klik tombol sign up.
Anda akan diminta untuk memasukkan kode OTP yang dikirimkan ke email atau nomor ponsel yang Anda daftarkan.
2. Menambahkan Domain
Setelah memiliki akun Zoho Mail, Anda akan diarahkan ke dashboard untuk melanjutkan proses menambahkan domain Anda sendiri.
Silahkan klik Add now pada pilihan Add an existing domain jika Anda sudah punya domain atau klik buy a new domain jika Anda belum memilikinya.
Di sini kami akan mencontohkan untuk Anda yang sudah memiliki domain sebelumnya.
Anda akan diarahkan ke halaman untuk menambahkan domain Anda sendiri dan informasi pendukung lainnya. Masukkan alamat domain, nama bisnis, dan juga kategori bisnis Anda. Klik Add dan ikuti langkah berikutnya.
3. Verifikasi Kepemilikan Domain (Penting)
Berikutnya Anda akan diminta untuk melakukan verifikasi kepemilikan domain. Fungsinya untuk memastikan bahwa domain yang Anda masukkan memang milik Anda.
Klik Proceed to domain verification.
Ada beberapa langkah yang perlu Anda lakukan untuk melakukan verifikasi domain. Silahkan ikuti petunjuk yang sudah tertera di dashboard.
Anda perlu mengakses DNS domain Anda untuk menambahkah TXT record baru. Tunggu 5-10 menit untuk menunggu propagasi DNS selesai dan kemudian klik Verify TXT Record.
4. Membuat Email dengan Domain Sendiri
Setelah domain Anda berhasil terverifikasi, berikut ini adalah langkah di mana Anda membuat alamat email yang ingin Anda gunakan.
Alamat email ini akan sekaligus menjadi administrator di akun email domain yang Anda buat.
Tips memilih alamat email bisnis :
- Sesuaikan dengan fungsinya
- Buat alamat email yang singkat
- Gunakan kata yang mudah diingat
Hindari penggunaan kata yang terlalu rumit dan panjang, karena hal itu akan menyulitkan orang untuk mengingat dan menulis alamat email bisnis Anda.
Baca juga: Cara Membuat Nama Toko Online yang Bagus, Keren dan Mudah diingat
5. Tambahkan Pengguna Lain (Opsional)
Selanjutnya Anda bisa menambahkan alamat email lain yang yang sekiranya Anda perlukan. Zoho Mail versi gratis memberi batasan hingga 5 alamat email. Anda juga bisa mengatur apa yang bisa dan tidak bisa diakses email tersebut.
Caranya klik +Add kemudian masukkan alamat email yang ingin Anda tambahkan sebagai penggunakan email domain Anda.
6. Buat Grup (Opsional)
Sama halnya seperti menambahkan Anggota, Anda bisa menambahkan grup yang berisi beberapa anggota di akun Zoho Mail Anda.
Anda juga bisa secara spesifik mengatur dan mengubah pengaturan grup tersebut dengan mudah.
Cara membuat grupnya pun cukup mudah, pertama klik +Group, kemudian tuliskan nama grup yang ingin Anda buat, tambahkan member, deskripsi grup dan terakhir klin create.
Jika Anda merasa belum membutuhkan fitur ini, Anda bisa melanjutkannya ke pengaturan berikutnya.
7. Mapping DNS (Penting)
Langkah untuk melakukan DNS mapping hampir sama dengan saat Anda melakukan verifikasi domain.
Anda perlu mengakses DNS domain Anda untuk menambahkan record baru sesuai dengan instruksi yang ditampilkan di Zoho mail. Setelah semuanya sudah Anda tambahkan, Anda tinggal klik verify all records.
Salah satu fungsi melakukan DNS mapping adalah untuk melakukan otentikasi yang membantu mengidentifikasi alamat IP yang diizinkan untuk mengirim email menggunakan nama domain Anda.
Ini diperlukan untuk menghindari pesan yang Anda kirimkan menggunakan domain sendiri tidak diidentifikasi sebagai spam.
8. Migrasi Inbox Lama ke Inbox Email Domain Sendiri (Opsional)
Sebelum memutuskan membuat email domain sendiri, sebelumnya mungkin Anda menggunakan email lain untuk berbagai kebutuhan bisnis Anda.
Tentunya sudah banyak data yang masuk di email tersebut yang mungkin penting dan masih Anda butuhkan. Tapi tidak perlu khawatir, Anda bisa melakukan migrasi data dari email lama ke email domain sendiri yang baru Anda buat.
Untuk langkahnya silahkan klik Star data migration dan ikuti langkah-langkah berikutnya.
9. Akses Email Melalui Aplikasi Zoho Mail
Setelah semua penyetelan email Anda selesai, sekarang Anda sudah bisa mengakses email Anda melalui dashboard Zoho Mail.
Terdapat berbagai fitur yang cukup lengkap di dashboard Zoho Mail. Anda bisa menggunakannya untuk mempermudah Anda ketika mengirim, menerima, menyimpan, dan mengelola email penting bisnis Anda.
10. Tes Kirim dan Terima Email
Langkah terakhir untuk memastikan email domain Anda sudah siap digunakan adalah dengan melakukan testing.
Anda bisa memulai dengan mencoba mengirim dan menerima email menggunakan email domain Anda. Jika Anda Anda berhasil menerima dan mengirim email dari akun tersebut artinya email Anda sudah siap digunakan.
Tingkatkan Kredibilitas Bisnis Anda Menggunakan Email Domain Sendiri!
Email dengan domain sendiri memiliki banyak kelebihan ketika Anda gunakan sebagai email bisnis. Contohnya seperti membangun kredibilitas, membentuk reputasi, dan masih banyak lagi.
Ada banyak penyedia layanan email domain yang bisa mengakomodir kebutuhan Anda. Namun perlu Anda ketahui kelebihan dan kekurangan dari masing-masing layanan email tersebut.
Zoho menjadi salah satu penyedia email yang mendukung penggunaan domain sendiri yang bisa menjadi pilihan Anda.
Anda cukup mendaftar dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan langsung bisa memanfaatkan semua fiturnya untuk kebutuhan bisnis email bisnis Anda.
