Email telah menjadi sarana komunikasi bisnis yang cukup efektif, banyak perusahaan menggunakan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan mereka dan mempromosikan produk atau layanan mereka.
Meski begitu, setiap media komunikasi tentu memiliki tantangannya tersendiri. Pada penggunaan email, email bounce menjadi masalah yang sering terjadi dalam pengiriman email.
Email bounce tidak hanya mengganggu efektivitas kampanye email marketing Anda, tetapi juga dapat merusak reputasi bisnis Anda dan mengurangi kemungkinan email Anda untuk diterima oleh pelanggan Anda di masa depan.
Oleh karena itu, penting untuk memahami penyebab email bounce dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menguranginya dan meningkatkan efektivitas kampanye email Anda.
Yang Akan Anda Pelajari
Pengertian Email Bounce
Email bounce, atau sering disebut email bounce back, adalah situasi di mana email dikembalikan kepada pengirim karena gagal terkirim ke penerima yang dituju.
Sedangkan email bounce rate adalah persentase email yang gagal dikirimkan ke penerima, entah karena alamat email tidak valid, masalah teknis, atau penyebab lain.
Sebagai contoh, ketika Anda mengirimkan email marketing kepada 100 prospek, lalu ada 2 email yang memiliki status tidak dapat terkirim karena berbagai alasan, itu berarti email bounce rate Anda adalah 2%.
Berdasarkan data dari Campaign Monitor, tolok ukur email bounce rate seharusnya kurang dari 2%. Jika sudah lebih dari 2%, artinya Anda perlu memeriksa kembali daftar email Anda.
Bahkan, jika email bounce rate mencapai lebih dari 5% bahkan sampai 10%, hal ini menunjukkan bahwa ada masalah signifikan yang harus Anda selesaikan.
Hard Bounce vs Soft Bounce
Tidak hanya memperhatikan rasio bounce rate, Anda juga perlu mengetahui dan melihat jenis pantulan email yang Anda alami. Ada dua jenis pantulan, yaitu hard bounce dan soft bounce. Kira-kira, apa yang membedakan kedua jenis pantulan ini?
- Hard bounce — adalah kegagalan pengiriman email secara permanen. Kegagalan jenis ini bisa disebabkan oleh berbagai hal, misalnya domain yang sudah tidak valid atau karena Anda salah mengetikkan alamat email. Anda bisa langsung menghapus semua alamat email dengan status hard bounce karena email tidak akan bisa terkirim ke alamat tersebut.
- Soft bounce — adalah kegagalan pengiriman email yang sifatnya sementara. Mungkin terjadi karena server email mengalami kelebihan beban. Saat terjadi soft bounce, penyedia layanan email Anda akan mencoba mengirim ulang email tersebut beberapa kali. Dalam banyak kasus, upaya ini akan mengubah status pengiriman email menjadi sukses atau terkirim.
Penyebab Email Bounce Back
Anda tentu saja berharap seluruh email yang Anda kirimkan kepada semua list email yang Anda miliki bisa sukses terkirim tanpa terkendala. Namun, jika Anda memiliki list email yang jumlahnya hingga ribuan, akan ada saja email yang gagal terkirim baik secara permanen atau sementara dikarenakan beberapa alasan di luar kendali Anda.
Berikut ini beberapa penyebab email bounce back yang mungkin bisa Anda alami:
- Alamat email tidak valid. Email bounce back dapat terjadi jika Anda mengirimkan email ke alamat yang salah atau tidak valid. Ini dapat terjadi jika alamat email telah dibatalkan atau dinonaktifkan, atau jika Anda salah dalam menulis ejaan alamat email.
- Akun email nonaktif atau sudah dihapus. Mungkin tidak semua list email yang Anda miliki masih aktif digunakan. Jika terdapat email yang sudah lama dinonaktifkan atau dihapus oleh pemiliknya, maka email yang Anda kirimkan akan terpental.
- Server email sedang di-maintenance. Email bounce back juga dapat terjadi jika server email penerima mengalami masalah atau downtime.
- Kotak masuk penerima penuh. Jika kotak masuk penerima penuh, email yang Anda kirim mungkin ditolak. Ini terkadang terjadi pada akun email gratis yang memiliki batasan penyimpanan yang ketat.
- Email Anda diblokir oleh server penerima. Tidak sedikit server yang memblokir alamat email atau domain tertentu karena dicurigai adanya aktivitas yang berbahaya. Maka dari itu, sangat penting untuk menggunakan domain yang terpercaya.
Cara Mengatasi Email Bounce Back
Berikut ini beberapa cara sederhana untuk mengurangi email bounce rate:
1. Autentifikasi Domain
Autentifikasi domain bertujuan untuk memverifikasi bahwa email yang dikirimkan dari suatu domain benar-benar berasal dari domain tersebut. Dengan mengimplementasikan autentifikasi domain menggunakan protokol seperti SPF, DKIM, dan DMARC, pengirim email dapat memastikan bahwa email yang dikirimkan berasal dari domain yang sah dan terpercaya.
2. Gunakan Double Opt-Ins
Double opt-in, atau verifikasi email ganda, berfungsi dengan mengirimkan email verifikasi kepada setiap pelanggan baru dan hanya menambahkan mereka ke daftar Anda setelah mereka mengklik tautan konfirmasi. Metode ini dapat membantu Anda mengurangi email bounce dan memastikan bahwa email yang Anda kirimkan hanya diterima oleh penerima yang benar-benar ingin menerima email tersebut.
3. Validasi Daftar Email Sebelum Kirim Email
Ketika Anda memiliki daftar email yang besar, ada kemungkinan bahwa beberapa alamat email di dalamnya tidak aktif atau tidak valid, yang dapat menyebabkan email bounce saat Anda mengirimkan email. Anda bisa memanfaatkan layanan validasi email online yang dapat memeriksa daftar email Anda secara cepat dan efisien.
4. Memastikan Email yang Anda Kirim Tidak Spam
Hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang sering ditemukan dalam spam untuk menghindari terjaring filter spam dan mengurangi email bounce. Misalnya, hindari jargon spam seperti: gratis, free, diskon, voucher, persen (%) serta kata-kata yang tidak sopan atau mengandung unsur kekerasan.
5. Membuat Segmentasi Email
Lakukan segmentasi pelanggan agar Anda dapat mengirimkan email secara lebih personal. Selain berfungsi untuk mengurangi email bounce, personalisasi email juga lebih efektif daripada mengirimkan email dengan konten yang bersifat umum.
6. Mengirim Email Campaign Secara Teratur
Ketika Anda mengirim email secara konsisten, Anda memberikan sinyal kepada penyedia layanan email bahwa Anda merupakan pengirim yang terpercaya dan konsisten. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan reputasi pengiriman email Anda, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya email bounce.
7. Menggunakan Jasa Email Marketing yang Bagus
Layanan email marketing yang berkualitas akan sangat membantu Anda menjalankan email marketing dengan lebih mudah. Selain itu, layanan email marketing yang bagus tentu saja menyediakan berbagai fitur yang dapat meminimalisir terjadinya email bounce. Beberapa fitur tersebut meliputi: pemeriksaan validitas email, double opt-in, dan segmentasi daftar email.
Mengatasi Email Bounce Demi Kesuksesan Email Marketing
Dalam kampanye email marketing, email bounce merupakan masalah yang seringkali tak terhindarkan. Namun, hal ini tidak berarti bahwa email bounce tidak dapat diatasi.
Dengan menerapkan beberapa langkah sederhana yang telah kita bahas sebelumnya, Anda dapat mengurangi rasio email bounce dan memastikan efektivitas kampanye email Anda. Anda juga perlu memperhatikan prinsip-prinsip etika dalam menjalankan email marketing untuk meminimalisir terjadinya email bounce.
Terakhir, penting untuk memilih layanan email marketing yang berkualitas dan mengirim email secara konsisten untuk membangun kepercayaan dengan penerima email Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengurangi email bounce dan meningkatkan efektivitas kampanye email Anda.
