Email masih menjadi salah satu medium yang sangat penting dalam membuka akun atau mendaftar layanan online. Selain menjadi medium komunikasi natif di jaringan internet, integrasi email juga lebih mudah dibandingkan menggunakan nomor telepon seluler.
Namun, sayangnya, kemudahan ini sering dimanfaatkan oleh spammer untuk membuat alamat email palsu yang tidak valid.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis online untuk memeriksa keabsahan alamat email sebelum menggunakannya untuk berbagai keperluan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang validasi email dan mengapa hal ini menjadi penting bagi bisnis online.
Yang Akan Anda Pelajari
Pengertian Validasi Email
Validasi email adalah proses memeriksa apakah suatu alamat email valid atau tidak. Hal ini penting dilakukan karena format penulisan semua alamat email sama, sehingga sulit untuk mengetahui apakah alamat email tersebut benar-benar valid atau tidak.
Dengan melakukan validasi email, kita dapat menghindari email bounce yang mengakibatkan pesan tidak sampai ke tujuan atau bahkan masuk ke dalam folder spam. Selain itu, validasi email juga penting untuk menjaga reputasi kita sebagai pengirim email yang baik dan profesional.
Dengan reputasi yang baik, kita dapat meningkatkan deliverability atau kemampuan pesan email untuk sampai ke kotak masuk penerima. Oleh karena itu, melakukan validasi email sangatlah penting untuk memastikan bahwa pesan email kita dapat terkirim dengan baik dan efektif.
Cara Validasi Email untuk Komunikasi Personal
Cara berikut cocok untuk memeriksa alamat email dalam jumlah kecil. Anda dapat menggunakan salah satu atau kombinasi dari metode berikut ini.
1. Pencarian Internet dan Pemeriksaan Profil Sosial Media
Cara validasi email dapat dilakukan dengan mencari informasi di internet dan memeriksa profil sosial media seseorang atau bisnis yang bersangkutan.
Beberapa individu atau bisnis seringkali mencantumkan email mereka di website atau di profil sosial media, bahkan terkadang menyatukan beberapa informasi kontak dalam satu halaman.
Dengan mengecek email yang tertera di situ, seharusnya email tersebut valid karena berasal dari pemiliknya langsung.
2. Mengirim Email
Salah satu cara termudah untuk melakukan validasi email adalah dengan mengirim email langsung ke alamat tersebut.
Sebagian besar penyedia email sudah memiliki mekanisme untuk menangani email yang gagal dikirim karena dikirim ke alamat yang tidak valid atau tidak ada atau jika email tidak bisa diterima karena kotak masuk penerima sudah penuh.
Jadi, jika email yang Anda kirim gagal, provider email Anda akan memberi tahu melalui email bahwa email yang Anda kirim tidak tersampaikan ke alamat yang dituju.
Jika email berhasil terkirim, Anda mungkin akan mendapatkan balasan dan dapat memastikan keabsahan alamat email tersebut.
3. Pemeriksaan Mail Exchange Record di DNS
Untuk alamat email yang menggunakan domain custom, kita dapat memeriksa keabsahannya dengan memeriksa Mail Exchange (MX) record di DNS.
Dengan memeriksa MX Record suatu domain, kita dapat memastikan bahwa domain tersebut sudah disiapkan untuk menerima dan mengirim email dengan benar. Jika terdapat MX Record, seharusnya email yang menggunakan domain tersebut dapat dipastikan keabsahannya.
Meskipun kita sudah familiar dengan alamat email yang berakhiran @gmail.com, @icloud.com atau @outlook.com yang biasanya dipastikan keabsahannya, menggunakan alamat email dengan domain sendiri dapat membuat bisnis atau individu terlihat lebih profesional.
4. Menggunakan Email Checker
Salah satu cara termudah untuk memeriksa keabsahan email adalah dengan menggunakan Email Checker.
Ada banyak aplikasi atau situs web yang menyediakan layanan ini. Anda hanya perlu memasukkan alamat email yang ingin Anda periksa, kemudian sistem akan memeriksa keabsahan email tersebut.
Namun, metode ini memiliki kelemahan yaitu kadang-kadang email yang valid terdeteksi sebagai tidak valid atau sebaliknya.
Cara Validasi Email untuk Bisnis Online
Jika empat metode sebelumnya cocok digunakan untuk memeriksa validasi email untuk komunikasi antar individu, metode tersebut tidak cocok diterapkan untuk komunikasi bisnis ke konsumen karena tidak scalable.
Bisnis online biasanya melakukan pengiriman email otomatis dalam jumlah besar, baik untuk mengirim email transaksi, seperti pengaturan ulang kata sandi, informasi pembayaran untuk order online, maupun untuk email marketing.
Untuk memeriksa validasi email untuk keperluan bisnis online, Anda dapat menggunakan metode berikut.
1. Pemeriksaan Sintaks
Salah satu jenis validasi email yang paling mudah diterapkan adalah pemeriksaan sintaks. Pemeriksaan sintaks melibatkan pengecekan terhadap format penulisan alamat email, seperti apakah terdapat simbol “@” dan “.” pada posisi yang tepat.
Keuntungan dari pemeriksaan sintaks adalah bisa diterapkan langsung di frontend, sehingga tidak perlu membuat logic di backend. Selain itu, pemeriksaan sintaks juga sangat cocok untuk menghindari kesalahan pengetikan yang sering terjadi pada alamat email.
Namun, pemeriksaan sintaks juga memiliki kelemahan. Pemeriksaan sintaks tidak dapat memeriksa apakah alamat email tersebut benar-benar ada atau valid. Oleh karena itu, perlu dilakukan kombinasi dengan double opt-in untuk memeriksa keabsahan alamat email.
2. Double Opt-In
Jenis validasi email yang kedua adalah double opt-in. Jika dikombinasikan dengan pemeriksaan sintaks, double opt-in akan menjadi metode validasi email yang sangat ampuh.
Metode kerjanya cukup sederhana, setelah pengguna menyelesaikan pendaftaran, sistem akan mengirimkan email berisi tautan verifikasi atau kode verifikasi ke alamat email pendaftar. Penddaftar kemudian perlu mengklik tautan tersebut atau memasukkan kode verifikasi untuk mengkonfirmasi alamat email mereka.
Kelebihan dari double opt-in adalah sangat efektif untuk mengurangi jumlah email palsu yang masuk ke dalam sistem. Dengan memerlukan konfirmasi dari pengguna, kita dapat memastikan bahwa alamat email tersebut benar-benar valid dan dapat digunakan untuk keperluan online.
Namun, double opt-in juga memiliki kelemahan. Pertama, perlu membuat logic di backend yang kadang menjadi tantangan bagi pemilik bisnis dengan tim IT yang kecil.
Kedua, karena melibatkan interaksi pengguna, masih banyak pengguna internet awal atau pengguna awam yang belum familiar dengan metode ini. Sehingga banyak pengguna melewatkan klik link atau tidak memasukkan kode verifikasi.
Meskipun demikian, double opt-in tetap menjadi metode validasi email yang sangat efektif dan direkomendasikan untuk digunakan dalam berbagai keperluan online.
3. Menggunakan Layanan Validasi Email
Jenis validasi email yang ketiga adalah menggunakan layanan validasi email. Layanan validasi email memanfaatkan keahlian pihak ketiga dalam urusan email untuk memeriksa keabsahan alamat email.
Keuntungan menggunakan layanan validasi email adalah kita tidak perlu membuat logic sendiri, cukup melakukan integrasi dengan layanan tersebut, sisanya akan diurus oleh layanan pihak ketiga.
Layanan validasi email juga bisa melakukan double opt-in, sehingga kita dapat memastikan bahwa alamat email tersebut benar-benar valid dan dapat digunakan untuk keperluan online. Selain itu, layanan validasi email juga dapat memeriksa alamat email yang Anda kumpulkan secara offline, yang tidak mungkin diperiksa menggunakan pemeriksaan sintaks maupun double opt-in.
Layanan Validasi Email sangat tepat untuk memeriksa banyak alamat email. Ini karena dilakukan oleh sistem yang telah diprogram untuk melakukan pemeriksaan beragam parameter secara otomatis. Jika dilakukan secara manual, ini dapat memakan waktu yang lebih lama. Yang lebih penting lagi, layanan validasi email tidak memerlukan interaksi pengguna, karena semuanya divalidasi oleh sistem.
Hal ini memastikan bahwa proses validasi email berjalan dengan cepat dan efisien tanpa mengganggu pengalaman pengguna. Oleh karena itu, menggunakan layanan validasi email menjadi salah satu metode validasi email yang sangat direkomendasikan untuk digunakan dalam berbagai keperluan online.
Kesimpulan
Ada banyak cara untuk melakukan validasi email, untuk keperluan pribadi, layanan Email Checker dapat menjadi pilihan yang praktis, namun perlu diingat bahwa hasilnya tidak selalu akurat.
Sedangkan untuk bisnis online, integrasi dengan layanan validasi email pihak ketiga adalah pilihan terbaik karena dapat menghemat sumber daya dan penerapannya juga mudah dan cepat.
Beberapa penyedia email juga menyediakan layanan validasi email secara gratis, meskipun terbatas. Jika daftar email Anda ribuan atau lebih banyak, membayar untuk mendapatkan manfaat maksimal dari layanan validasi email merupakan opsi yang tepat.
Soal harga juga terjangkau, karena Software as a Service (SaaS) menerapkan skema pembayaran pay-as-you-go, jadi kita hanya membayar apa yang kita gunakan.
Validasi email sangat penting untuk mengurangi bounce rate, meningkatkan deliverability, dan menjaga sender reputation.
